Όλες οι υπηρεσίες e-mail και ειδικά οι μεγάλες (Gmail, Hotmail, Yahoo) εξετάζουν μια σειρά παραμέτρων οι οποίες καθορίζουν αν τα e-mails που στέλνεις θα φτάσουν στο inbox ή στον φάκελο spam των παραληπτών.

Το σύνολο αυτών των παραμέτρων μεταφράζεται σε ένα score το οποίο σου δίνει μια πολύ καλή εικόνα της «φήμης» σου, αν είσαι δηλαδή αποστολέας «υψηλού κινδύνου» και μπορεί να «προβλέψει» αν τα emails που στέλνεις θα φτάσουν στον προορισμό τους ή θα καταλήξουν στον φάκελο spam.

Έλεγξε το «sender score» σου τώρα – είναι εύκολο

Υπάρχουν αρκετές υπηρεσίες online που σου επιτρέπουν να αναλύσεις το sender score σου, μία απο αυτές είναι το https://www.mail-tester.com/. Όταν επισκεφθείς την ιστοσελίδα τους, θα σου δοθεί ένας μοναδικός, προσωρινός λογαριασμός e-mail στον οποίο θα πρέπει να στείλεις ένα email ούτως ώστε να το «αναλύσει».

Μπορείς να στείλεις ένα κανονικό e-mail απευθείας απο τον e-mail client σου (π.χ. Outlook) ή από το site. Στην δεύτερη περίπτωση, μπορείς π.χ. αν έχεις e-shop, να πραγματοποιήσεις μία δοκιμαστική παραγγελία εισάγοντας την διεύθυνση email που σου δόθηκε στο mail-tester.com, π.χ. test-kf15h@mail-tester.com.

Μετά την αποστολή του e-mail, πάτα το κουμπί «THEN CHECK YOUR SCORE» για να δεις τα αποτελέσματα της δοκιμής.

Πόσο είναι ένα ρεαλιστικό score που «εγγυάται» παράδοση στο inbox;

Φυσικά ένα score 10/10 θα ήταν ιδανικό αλλα κάτι τέτοιο δεν είναι πάντοτε εφικτό, καθώς το score συχνά είναι αποτέλεσμα παραγόντων εκτός του στενού σου ελέγχου.

Σε γενικές γραμμές, ένα score 8/10+ «εξασφαλίσει» παράδοση στο email inbox των περισσοτέρων παραληπτών.

5 λόγοι που έχεις χαμηλό sender score και τα εξερχόμενα email σου καταλήγουν στα SPAM

#1 Έχεις μπει σε «μαύρη λίστα» RBL και δεν έκανες ποτέ αίτηση αφαίρεσης

Για να αντιμετωπιστεί το τεράστιο πρόβλημα των spam e-mails, εταιρείες και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί έχουν δημιουργήσει δημόσιες «μαύρες» λίστες αποστολέων «υψηλού κινδύνου» τις οποίες «συμβουλεύονται» οι e-mail servers των παραληπτών σου προτού αποφασίσουν αν το e-mail που έστειλες θα πάει inbox ή spam.

Οι λίστες αυτές λέγονται RBL και υπάρχει ενδεχόμενο η IP του server σου ή το domain name σου να έχουν μπεί κάποια στιγμή σε μία τέτοια λίστα. Αν είσαι σε λίστα RBL αυτό θα φανεί στα αναλυτικά αποτελέσματα του mail-tester.com όπως μπορείς να δείς παρακάτω:

Αν είσαι καταχωρημένος σε λίστα RBL, εποικοινώνησε άμεσα με τον πάροχο φιλοξενίας σου για να σε βοηθήσει να πραγματοποιήσεις τις απαραίτητες ενέργειες και αιτήσεις για να «βγεις» απο τις εν λόγω λίστες.

#2 Λάθος ρυθμισμένα SPF, DKIM και DMARC DNS records

Ένας ακόμη παράγοντας που μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλό sender score είναι η ολική απουσία ή λανθασμένη ρύθμιση των SPF, DKIM και DMARC DNS records.

Τα συγκεκριμένα records είναι απαραίτητα για την απόκτηση ενός υψηλού sender score. Σε περίπτωση που δεν έχουν ορισθεί τα συγκεκριμένα records για το domain σου αυτό θα φανεί στα αναλυτικά αποτελέσματα του mail-tester.com όπως μπορείς να δείς παρακάτω:

Αν δεν έχεις περασμένα τα συγκεκριμένα records, εποικοινώνησε με τον πάροχο φιλοξενίας σου ούτως ώστε να καταχωρηθούν σωστά.

#3 «Κακοί γείτονες» στην ίδια IP ή IP range

Εδώ έχουμε να κάνουμε με ένα πιο λεπτό και περίπλοκο ζήτημα το οποίο εν μέρει καλύψαμε στο σημείο #1.

Όπως θα γνωρίζεις, στο shared hosting χαμηλού κόστους εκατοντάδες ή και χιλιάδες ιστοσελίδες μπορεί να φιλοξενούνται στον ίδιο server και να μοιράζονται τους πόρους και την «φήμη» (sender score) του email server του.

Αν για παράδειγμα κάποιος άλλος πελάτης στον ίδιο server είχε κάποια τρύπα ασφαλείας στην ιστοσελίδα και κάποιος «επαγγελματίας» spammer την εκμεταλλεύτηκε για να στείλει spam, η IP θα μπει σε blacklist επηρεάζοντας όλους όσους στέλνουν email μέσω του συγκεκριμένου server.

Αυτή είναι μόνο μία από τις πολλές παθογένειες του υπερβολικά φθηνού hosting το οποίο οδηγεί σε overselling. Αν σε ενδιαφέρει το συγκεκριμένο ζήτημα, ίσως σου φανεί ενδιαφέρον το άρθρο μας «Overselling, η μάστιγα του hosting. Σε αφορά»

#4 Υψηλό Bounce Rate

To bounce rate είναι το ποσοστό των e-mail που στέλνεις και δεν φτάνουν ποτέ στον παραλήπτη αλλά κάνουν bounce – επιστρέφουν πίσω δηλαδή ως μη παραδοτέα για διάφορους λόγους, όπως π.χ λανθασμένη διεύθυνση email παραλήπτη ή λογαριασμός e-mail ο οποίος έχει πλέον απενεργοποιηθεί κ.λ.π.

Το συγκεκριμένο ποσοστό σε ενδιαφέρει να είναι χαμηλό γιατί όλες οι μεγάλες υπηρεσίες e-mail παρακολουθούν το bounce rate ενός αποστολέα και αν ξεπεράσει ένα συγκεκριμένο επίπεδο, αυξάνονται σημαντικά οι πιθανότητες μελλοντικά τα email σου να πηγαίνουν πλέον στα SPAM.

Αυτό συμβαίνει γιατί ένα υψηλό bounce rate «σηματοδοτεί» έναν αποστολέα που «αδιαφορεί» αν οι παραλήπτες του ενδιαφέρονται να λάβουν τα email του και δεν κρατάει την λίστα παραληπτών του «ενήμερη».

Μπορείς να μειώσεις το bounce αφαιρώντας χρήστες από την λίστα παραληπτών των οποίων τα e-mails κάνουν bounce ή να συνεργαστείς με κάποια τρίτη υπηρεσία email verification που θα ελέγξει με διάφορες μεθόδους την εγκυρότητα των email accounts των παραληπτών.

#5 Χρησιμοποιείς dedicated server ή VPS χαμηλού κόστους για να στείλεις emails

Ακόμη και αν το sender score σου είναι υψηλό και τηρείς στο ακέραιο όλες τις βέλτιστες πρακτικές, υπάρχει μια πιθανότητα τα email που στελνεις απο την ιστοσελίδα σου να συνεχίσουν να πηγαίνουν στον φάκελο SPAM τον παραληπτών σου αν η ιστοσελίδα ή/και ο email server σου φιλοξενούνται σε κάποιον «φθηνό» dedicated server ή VPS.

Αυτό μπορεί να συμβεί αν στο παρελθόν η IP (ή ακόμη και ολόκληρο το range) που παραχωρήθηκε στον server σου χρησημοποιήθηκε ηθελημένα ή άθελα για την αποστολή μεγάλης κλίμακας SPAM.

Δυστυχώς κανένα εργαλείο δοκιμής sender score δεν θα σου αποκαλύψει την συγκεκριμένη παράμετρο καθώς νε μεν μπορεί να μην είναι πλέον η IP σου σε επίσημες λίστες RBL αλλα υπάρχει σοβαρό ενδεχόμενο μεγάλες υπηρεσίες e-mail να την έχουν διατηρήσει εσωτερικά σε δικές τους blacklists.

Αν έχεις εξαντλήσει όλα τα υπόλοιπα ενδεχόμενα και τα emails σου συνεχίζουν να μην φτάνουν στο inbox των παραληπτών, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσεις κάποια εξωτερική υπηρεσία email ή να μεταφέρεις την φιλοξενία σου αλλού σε κάποια «καθαρή IP».

Τί κάνουμε στην FASTPATH για να έχουν οι πελάτες μας υψηλό sender score και μέγιστο δυνατό ποσοστό παράδοσης Inbox

Κατανοώντας πόσο σημαντικό είναι για τους επαγγελματίες πελάτες μας τα e-mails που αποστέλλουν να φτάνουν στο inbox και όχι στον φάκελο spam των παραληπτών, έχουμε υιοθετήσει μια σειρά βέλτιστων πρακτικών, όπως:

• Κάθε email server μας είναι «σωστά» στημένος και ρυθμισμένος με σωστά reverse records
• Φροντίζουμε κάθε πελάτης μας να έχει σωστά περασμένα SPF, DKIM και DMARC DNS records
• Τηρούμε αυστηρό όριο ιστοσελίδων ανα cloud server για να μην μπορέσει μία μόνο πρόβληματική ιστοσελίδα να επηρεάσει ταυτόχρονα εκατοντάδες ή χιλιάδες πελάτες.
• Σκανάρουμε συνεχώς με ειδικά εργαλεία τις ιστοσελίδες των πελατών μας για τον εντοπισμό πιθανών attack vectors που μπορούν να χρησιμοποιήσουν spammers και bots.
• Σκανάρουμε αυτόματα ανά 1 ώρα όλες τις δημόσιες λίστες RBL, αν κάποια IP μας βρεθεί σε κάποια λίστα, επιδιορθώνουμε άμεσα το πρόβλημα και υποβάλλουμε αίτημα αφαίρεσης άμεσα.
• Συζητάμε και συμβουλεύουμε τους πελάτες μας πως μπορούν οι ίδιοι να εφαρμόσουν με την σειρά τους τις βέλτιστες πρακτικές για την επίτευξη του μέγιστου ποσοστού παράδοσης στο inbox.

Σημαντικές λεπτομέρειες/διευκρινήσεις:

1. Ο όρος «sender score» χρησιμοποιείται με διαφορετική σημασία από διάφορες υπηρεσίες, τον χρησιμοποιούμε εντός του άρθρου με την έννοια του «καλού reputation» για την διευκόλυνση του ευρύτερου αναγνωστικού κοινού.
2. Το mail-tester.com δεν μετράει όλες τις παραμέτρους που απαρτίζουν το «sender score», όπως για παράδειγμα το bounce rate των emails που κάποιος στέλνει, είναι όμως ένας πολύ καλός οδηγός.